De business redenen voor het ERP-project zijn succesvol geïmplementeerd

DOC Kaas in Hoogeveen heeft een moderne fabriek en kaaspakhuizen. Onder de naam DV Nutrition wordt de wei, die bij DOC Kaas vrijkomt, verwerkt tot hoogwaardige ingrediënten voor voeding van mens en dier, in een productielocatie op hetzelfde bedrijfsterrein. De DOC-organisatie werkt al sinds 2004 met Lawson M3 (het voormalige Movex-systeem) en is door deze upgrade over gegaan naar Lawson M3 7.1. Met deze verbeterde versie is DOC Kaas verder in staat haar organisatie te optimaliseren.

Business redenen succesvol geïmplementeerd
Het project bij DOC Kaas werd door de projectorganisatie sterk gestuurd op de businessredenen. Het afronden van het project binnen tijd en budget was geen doel op zich. Achteraf constateert DOC Kaas dat aan deze business gedreven doelstelling voldaan is.

Centrale informatievoorziening
Iedereen binnen DOC Kaas maakt momenteel gebruik van dezelfde informatie en informatie wordt bij de bron, daar waar het gegeven ontstaat, vastgelegd. Hiermee elimineert DOC Kaas de vastlegging bij diverse functionarissen in Excel. Vastlegging van gegevens voor het primaire proces gebeurt uitsluitend in de ERP omgeving.

Het éénvoudig maken van de procedures en instructies werd door de projectorganisatie als een belangrijke succesfactor onderkent. Soms werd Excel als placeholder gebruikt en tevens werd aandacht besteed aan het centraal vastleggen van de administratieve procedures en werkinstructies.

Integrale planning
Als belangrijke doelstelling had DOC Kaas om het planningsproces integraal te laten plaats vinden en dit met een volledige dekking van de keten (van melk tot leeftijdskaas). Sinds de go-live wordt de behoefteplanning van melk, grondstoffen, man- en machine-uren op dag-, week-, maand- en (meer) jaren niveau vastgelegd. DOC Kaas is momenteel in staat om een goede afstemming van de voorspelde vraag van kaas met het aanbod van melk op middellange termijn voor mekaar te krijgen. Veranderingen in de voorspelling worden tijdig geïdentificeerd en naarmate ze dichter bij de werkelijkheid komen moet er ook adequaat op gereageerd worden; M3 maakt dergelijke Sales en Operations Planning mogelijk.

Business Intelligence in het proces
DOC Kaas wil afwijkingen snel detecteren en afwijkingen detecteren alvorens de afwijkingen problemen worden. Als integraal onderdeel van het implementatieproces werd BI meegenomen.

Inzicht in het rendement
Bij DOC Kaas waren verbeteringen mogelijk t.a.v. het inzicht in het financiële en technologisch rendement van het productie proces, op het niveau van voorfabriek, kaasmakerij en kaaspakhuis. De rapportage van primaire indicatoren die te maken hebben met kostprijs en/of opbrengsten door gebruik te maken van data vastgelegd in de ERP-omgeving werd gerealiseerd met behulp van standaard rapportage oplossingen. Alfa-Beta Solutions adviseerde en implementeerde het gebruik van de hiervoor aangewezen tools van IBM Cognos.

Administratieve druk verlagen
Het verminderen van het aantal uren dat DOC Kaas besteedt aan administratieve werkzaamheden door middel van het éénmalig vastleggen van gegevens is een ander belangrijk voordeel van hetgeen bereikt is met dit project. Er is sprake van een significante besparing op administratieve uren. Deze tijd kan nu besteed worden aan andere activiteiten die bijdragen aan het resultaat van DOC Kaas.

Vernieuwing infrastructuur
Voor de hardwarematige ondersteuning van M3 diende ook de IBM iSeries, waarop Movex draaide, vervangen te worden. In samenwerking met ExtraVar, Premier Business Partner van IBM, is geadviseerd als Application-, Database M3 Workplace server gebruik te maken van de nieuwe IBM Power System lijn. Een zeer krachtige server die, afgestemd op de systeemeisen van M3, een uitstekende performance biedt.

Fijne samenwerking
In het project hebben Alfa-Beta Solutions en DOC Kaas prettig samengewerkt. Ook met alle betrokken communicatie-partners (Actemium (i.v.m. RF scanning), GEA, HAI, ExtraVar,…) verliep erg prettig en constructief. De inbreng van ID Consultancy (Ivo Dekker) die de rol van het projectmanagement in de DOC-projectorganisatie vervulde heeft zeer zeker bijgedragen aan dit succesvolle project.